Esta disminución del 80% se ha registrado entre 2013 y 2015, cuando se puso en marcha la gestión económico-financiera electrónica. La transformación digital del área de contabilidad llevada a cabo en el Ayuntamiento de Murcia ha sido presentada como una experiencia modelo en el VI Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos. Martínez-Oliva señala que el objetivo para este año es incrementar las facturas que se presentan de forma electrónica, que actualmente se sitúa en el 30%, y seguir reduciendo la ratio media con el diseño de nuevos circuitos contables".
La experiencia en el cambio hacia una gestión económico-financiera electrónica llevada a cabo por el Ayuntamiento de Murcia ha sido presentada como ejemplo en el VI Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos (CNIS) celebrado hace unos días en Madrid. La transformación digital ha propiciado, entre otras ventajas, la reducción del 80% en el tiempo de tramitación de una factura, desde que entra en el circuito de la administración hasta que se aprueba su orden de pago. Esta ratio media se situaba en 2013 en 90 días, mientras que el pasado año, último ejercicio cerrado, era de 18 días.
El concejal de Hacienda y Contratación, Eduardo Martínez-Oliva, ha subrayado el esfuerzo conjunto realizado por los servicios económico e informático, que ha hecho posible reducir los tiempos de gestión, lo que “redunda directamente en un mejor servicio a los proveedores que trabajan y confían en el Ayuntamiento, que cada año tramita unas 30.000 facturas”.
Asimismo, Martínez-Oliva ha destacado la voluntad que han demostrado las empresas y profesionales que contratan bienes y servicios con esta administración para adaptarse a las nuevas tecnologías y a la factura electrónica, aunque “en muchos casos no estaban obligados a hacerlo porque la ley no se lo impone”.
Desde 2015, todos los cargos dirigidos al Ayuntamiento por importe superior a 5.000 euros deben ser registrados por vía telemática, un método que es voluntario para facturas de importe inferior y para aquellos proveedores que sean personas físicas.
De las más de 4.000 grandes y pequeñas empresas que tienen contratos de obras, bienes o servicios con el Ayuntamiento, unas 1.600 están obligadas a utilizar la vía telemática. El resto, en su mayoría pequeñas y medianas, tienen la opción de hacerlo. Sea un caso u otro, el Portal del Proveedor está a disposición de todas.
La administración tiene que “evolucionar para ofrecer cada vez un mejor servicio a los ciudadanos, más eficiente y más eficaz, y esto no se puede dar al margen de la transformación digital en todos los ámbitos de gestión municipal, impulsando la innovación en las administraciones públicas”, ha añadido el concejal.
La participación del Ayuntamiento en el VI Congreso Nacional de Innovación y Servicios Públicos (CNIS) corrió a cargo de las responsables de los servicios que han liderado la transformación digital en el área económica: María Luis López, jefe de proyectos y desarrollo del Servicio de Informática, Purificación López, jefe de servicio de contabilidad general de la Concejalía de Hacienda y Contratación y Asunción de Juan, Tesorera, quienes expusieron la experiencia del Ayuntamiento en el cambio hacia una gestión económico-financiera electrónica.
Desplazamiento de papeles en cajas
En su intervención, expusieron el sistema de tramitación previo, cuando se entregaba la factura en el servicio de atención al proveedor, donde se mecanizaba y un ordenanza las remitía al servicio municipal correspondiente para ser conformada por el jefe de servicio del departamento gestor y, si estaba correcta, devolverla al área económica, donde se emitía un documento contable previo de reconocimiento de la obligación. Tras pasar por la fiscalización, si era favorable, se emitía el decreto, que era firmado por el jefe de servicio de Contabilidad o de Contratación, en su caso, y, posteriormente, por la Oficina de Gobierno y el Concejal de Hacienda. Semanalmente se tramitaban así unas 500 facturas, que se desplazaban en cajas. Al final volvían a Contabilidad, donde se expedía el documento de pago para que el proveedor cobrara.
Con el nuevo sistema electrónico, el titular del contrato decide si presenta su factura en la Oficina de Atención al Proveedor telemática o físicamente, pero, en cualquier caso, desde allí se desplaza telemáticamente a las distintas áreas gestoras y, tras el visto bueno de jefe de servicio y concejal, se comunica en contabilidad y se expide el documento de reconocimiento de la obligación, que igualmente se traslada a intervención telemáticamente y, cuando recibe la conformidad, aparece en el monitor de contabilidad para emitir el decreto.
Además de la agilización en el tiempo y el ahorro de costes, el proveedor puede consultar en todo momento la tramitación de su factura, sin necesidad de desplazarse al Ayuntamiento. De esta forma, Hacienda sigue dando pasos para ofrecer a los murcianos un servicio más fácil, rápido y barato, incrementando al mismo tiempo la transparencia e información de su gestión.
“El objetivo para 2016 es incrementar el porcentaje de factura electrónica, incentivando para ello a los proveedores que no tienen la obligación legal de hacerlo a que utilicen este sistema”, ha señalado Martínez-Oliva, quien también ha señalado que actualmente un 30% de las facturas registradas son electrónicas. ”Queremos potenciar el portal del proveedor para evitar colas para la presentación y consulta de estos documentos y reducir aún más los tiempos de tramitación contable con el diseño de nuevos circuitos”, concluye el concejal.